Was muss in einem Fahrtenbuch stehen?
Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ausgangs- und Zielpunkt, gefahrene Kilometer, Zweck der Fahrt und der Name des Fahrers. Bei Privatfahrten genügt die Angabe der Kilometer.
Ratgeber
Elektronisches Fahrtenbuch: was das Finanzamt sehen will
Ein Fahrtenbuch wird nicht deshalb anerkannt, weil es digital ist, sondern weil es vollständig und unveränderlich ist.
Worum es eigentlich geht
Ein Dienstfahrzeug, das auch privat genutzt wird, führt zu einem Sachbezug beim Mitarbeiter. Wer nachweisen kann, dass die Privatnutzung gering ist, kommt mit einem niedrigeren Sachbezug aus.
Der Nachweis ist das Fahrtenbuch. Und dessen Wert steht und fällt mit zwei Eigenschaften: Es muss vollständig sein, und es muss nachträglich nicht beliebig änderbar sein.
Was hineingehört
Je Fahrt: Datum, Kilometerstand bei Beginn und Ende, Ausgangs- und Zielpunkt, die gefahrenen Kilometer, der Zweck der Fahrt und wer gefahren ist. Bei Privatfahrten reicht die Kilometerangabe.
Das ist der Grund, warum handschriftliche Fahrtenbücher so oft durchfallen: Nicht weil sie handschriftlich sind, sondern weil nach drei Wochen Einträge fehlen.
Warum eine Tabelle nicht genügt
Eine Excel-Datei erfüllt die inhaltlichen Anforderungen problemlos. Sie scheitert an der zweiten Bedingung: Jede Zelle ist jederzeit änderbar, ohne dass es jemand sieht.
Ein elektronisches Fahrtenbuch muss die Fahrten so festhalten, dass spätere Änderungen erkennbar bleiben. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einer digitalen Datei und einem digitalen Fahrtenbuch.
Easy4Time zeichnet die Fahrten während der Arbeitszeit per GPS auf, berechnet die Kilometer automatisch und gibt sie als PDF aus. Enthalten im Professional-Paket.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns dazu am häufigsten fragen
Wird ein elektronisches Fahrtenbuch anerkannt?
Ja, wenn es dieselben Angaben enthält wie ein handschriftliches und nachträgliche Änderungen erkennbar sind. Eine frei editierbare Tabelle erfüllt das nicht.
Muss ich überhaupt eines führen?
Wenn ein Dienstfahrzeug auch privat genutzt wird, geht es um den Sachbezug. Ohne Nachweis wird der volle Sachbezug angesetzt. Ein Fahrtenbuch ist der Weg, einen niedrigeren nachzuweisen.
Zeichnet Easy4Time auch in der Freizeit auf?
Nein. Die Aufzeichnung läuft während der Arbeitszeit.
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