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Objektverwaltung
Jede Erfassung hängt an einem Objekt. Damit lässt sich für jeden Auftrag nachweisen, wer wie lange dort war.
Reinigungsunternehmen
Zeiterfassung für Reinigungsfirmen und Gebäudereinigung
In der Gebäudereinigung arbeitet niemand dort, wo die Stempeluhr hängt. Der Tag beginnt um fünf, in einem fremden Haus, mit einem Schlüssel und einer Liste.
Das Problem
Stundenzettel kommen spät und stimmen selten
Die Zettel kommen am Monatsende. Manche gar nicht. Dann sitzt jemand im Büro und rekonstruiert aus Erinnerung, wer wann in welchem Objekt war.
Die Rückfragen sind immer dieselben. War jemand im Objekt in der Lindengasse? Wie lange? Und warum stehen dort drei Stunden, wenn der Vertrag zwei vorsieht? Ohne saubere Aufzeichnung ist das nicht zu beantworten, weder gegenüber dem Auftraggeber noch gegenüber der Lohnverrechnung.
Dazu kommt die gesetzliche Seite. In Österreich schreibt § 26 Arbeitszeitgesetz laufende Aufzeichnungen vor. Ein Stapel Zettel im Ordner erfüllt das im Ernstfall nicht.
Die Lösung
Check-in am eigenen Telefon, dem Objekt zugeordnet
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Checklisten
Was im Objekt zu tun ist, steht in der App. Abgehakt wird dort, wo gearbeitet wird, nicht abends aus dem Gedächtnis.
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Foto-Dokumentation
Bei Beanstandungen zählt, was zu sehen war. Fotos hängen am Objekt und am Zeitpunkt.
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Digitales Fahrtenbuch
GPS während der Arbeitszeit, automatische Kilometerberechnung, finanzamtkonformer PDF-Export für die Dienstfahrzeuge.
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Sechs Sprachen
Deutsch, Englisch, Türkisch, Ungarisch, Polnisch und Serbisch. Jeder bedient die App in seiner Sprache.
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Monatsnachweis
Stundenkonto, Überstunden und ein PDF je Mitarbeiter und Monat. Das ist die Grundlage für die Lohnverrechnung.
Mehrsprachigkeit
Eine App, die nicht verstanden wird, wird nicht benutzt
In vielen Wiener Gebäudereinigungsbetrieben spricht ein Teil der Belegschaft kein Deutsch. Das ist keine Randerscheinung, sondern der Normalfall.
Wenn die Zeiterfassung nur auf Deutsch existiert, passiert Folgendes: Sie wird falsch bedient oder gar nicht. Die Aufzeichnungspflicht ist dann auf dem Papier erfüllt und in der Realität nicht. Easy4Time gibt es deshalb in sechs Sprachen, und jeder Mitarbeiter stellt seine eigene ein.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns dazu am häufigsten fragen
Brauchen die Mitarbeiter ein Firmenhandy?
Nein. Die Erfassung läuft im Browser am eigenen Gerät. Wer kein Smartphone nutzen will, kann über einen zentralen Zugang erfasst werden.
In welchen Sprachen gibt es die Oberfläche?
In sechs: Deutsch, Englisch, Türkisch, Ungarisch, Polnisch und Serbisch. Die Sprache stellt jeder Mitarbeiter selbst ein.
Können Zeiten nachträglich korrigiert werden?
Ja, über manuelle Einträge. Änderungen bleiben nachvollziehbar, damit die Dokumentation als Nachweis taugt.
Wo liegen die Daten?
Auf Servern in Wien, betrieben von der Easy4Lan IT Systeme GmbH. Nicht in einer US-Cloud und nicht bei einem Subunternehmer im Ausland.
Erfüllt das § 26 AZG?
Easy4Time führt laufende Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit und gibt sie als PDF aus. Genau das verlangt § 26 AZG. Die Aufbewahrung und die inhaltliche Richtigkeit bleiben Sache des Betriebs.
Eignet sich das auch für kleine Betriebe?
Ja. Es gibt keine Mindestanzahl an Mitarbeitern und keine Mindestlaufzeit. Ein Betrieb mit fünf Reinigungskräften zahlt für fünf.
Was kostet es?
Die Zeiterfassung beginnt bei 4,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Details stehen auf der Preisseite.
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