Die häufigste Sorge bei mobiler Zeiterfassung ist nicht die Technik. Es ist die Frage, ob der Betrieb damit seine Leute überwacht.
Wer auf Baustellen, in Objekten oder in der Pflege arbeitet, stempelt nicht an einem Terminal im Gang. Die Erfassung passiert am Telefon, und das Telefon weiß, wo es ist.
Damit steht sofort die Frage im Raum, die jede Einführung aufhalten kann: Wird hier Arbeitszeit erfasst oder werden hier Menschen verfolgt? Diese Frage ist berechtigt, und sie lässt sich beantworten – aber nur, wenn man sie vorher stellt und nicht hinterher.
Für eine Arbeitszeiterfassung genügt der Ort im Moment des Erfassens. Wer um 7:12 Uhr auf der Baustelle in der Musterstraße beginnt, hat damit belegt, dass er dort war. Was zwischen 7:12 und 16:00 Uhr an Wegen zurückgelegt wurde, ist für die Arbeitszeit ohne Bedeutung.
Genau hier verläuft die Grenze. Eine punktuelle Standortangabe beim Beginn und beim Ende ist etwas anderes als eine durchgehende Aufzeichnung. Das erste dient dem Nachweis, das zweite erzeugt ein Bewegungsprofil.
Easy4Time erfasst den Standort beim Beginnen und Beenden einer Buchung. Dazwischen läuft keine Ortung. Beim Fahrtenbuch werden Fahrten während der Arbeitszeit aufgezeichnet, weil das der Zweck dieser Funktion ist – wer sie nicht braucht, schaltet sie nicht ein.
Drei Dinge, und keines davon ist aufwendig. Erstens: die Beschäftigten informieren, wofür die Daten erhoben werden, wer sie sieht und wie lange sie bleiben. Zweitens: die Zustimmung regeln – mit Betriebsrat über eine Betriebsvereinbarung, ohne Betriebsrat mit den einzelnen Beschäftigten.
Drittens: nur einschalten, was gebraucht wird. Jede Funktion, die aktiv ist, ohne einem Zweck zu dienen, ist ein Rechtfertigungsproblem ohne Gegenwert.
Die einschlägigen Bestimmungen zu Kontrollmaßnahmen stehen im Arbeitsverfassungsgesetz. Für die Ausgestaltung im Einzelfall ist eine arbeitsrechtliche Beratung der richtige Weg – wir liefern die Technik und die Auskunft darüber, welche Daten sie erhebt.
Ortungsdaten sind personenbezogene Daten und die Ortung ist eine Kontrollmaßnahme. Zulässig ist sie, wenn es einen zulässigen Zweck gibt, nicht mehr Daten anfallen als dafür nötig sind und die Beschäftigten informiert sind. Pauschal verboten ist sie nicht, pauschal erlaubt ebenso wenig.
Kontrollmaßnahmen, die die Menschenwürde berühren, brauchen nach dem Arbeitsverfassungsgesetz eine Betriebsvereinbarung. Für Systeme, die personenbezogene Daten der Beschäftigten erheben, gilt eine eigene Bestimmung. Wo es keinen Betriebsrat gibt, tritt die Zustimmung der einzelnen Beschäftigten an diese Stelle.
Eine durchgehende Ortung geht über den Zweck der Arbeitszeiterfassung hinaus. Wer die Arbeitszeit erfassen will, braucht den Ort zum Beginn und zum Ende – nicht die Bewegung dazwischen und schon gar nicht nach Dienstschluss.
Wofür die Daten erhoben werden, wer sie sieht, wie lange sie gespeichert bleiben und welche Rechte die Betroffenen haben. Diese Information ist keine Höflichkeit, sondern eine Pflicht aus der Datenschutz-Grundverordnung.
So lange, wie sie für den Zweck gebraucht werden. Für den Nachweis der Arbeitszeit ist das die Aufbewahrungsdauer der Aufzeichnung. Ein Bewegungsprofil, das darüber hinaus liegen bleibt, hat keinen Zweck mehr und gehört gelöscht.
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