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Plan anlegen und veröffentlichen
Zeitraum benennen, Schichten auf die Tage setzen, Mitarbeiter zuordnen. Bis zum Veröffentlichen sieht den Plan nur die Verwaltung.
Dienstplanung
Dienstplan-Software für Betriebe mit wechselnden Einsätzen
Wer jede Woche neu einteilt, verwaltet nicht einen Plan, sondern dessen Änderungen. Genau dafür ist das Modul gebaut.
Das Problem
Geplant wird woanders als erfasst
In den meisten Betrieben entsteht der Dienstplan in einer Tabelle und die Arbeitszeit irgendwo anders – auf Zetteln, in einer App, im Kopf. Beides trifft sich erst am Monatsende, und dann muss jemand die Differenz erklären.
Das kostet nicht nur Zeit. Es macht auch die eine Frage unbeantwortbar, die für die nächste Kalkulation zählt: War der Einsatz so aufwendig wie geplant, oder teurer?
Das Modul
Was die Dienstplanung in Easy4Time macht
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Schichtvorlagen
Wiederkehrende Schichten wie „Frühschicht 06:00–14:00“ einmal anlegen und wiederverwenden, statt sie jede Woche neu einzutragen.
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Schichttausch mit Zustimmung
Mitarbeiter fragen einen Tausch an und wählen den Kollegen. Der Kollege und die Verwaltung stimmen zu – nichts verschiebt sich unbemerkt.
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In die Zeiterfassung übernehmen
Ein veröffentlichter Plan lässt sich in die Zeiterfassung übertragen. Bereits erfasste Zeiten werden dabei nicht überschrieben.
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Beim Mitarbeiter, nicht nur im Büro
Kalender- oder Listenansicht auf dem Telefon, mit Startzeit, Endzeit, Arbeitsort und Notiz je Schicht – in sechs Sprachen.
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Verfügbarkeiten als Wunsch
Mitarbeiter können eintragen, wann sie können. Das ist eine Angabe für die Planung, kein Anspruch – entschieden wird in der Verwaltung.
Einordnung
Für wen das gedacht ist – und für wen nicht
Die Dienstplanung ist für Betriebe gebaut, in denen sich Einsätze wöchentlich ändern: Reinigungsfirmen mit wechselnden Objekten, Handwerksbetriebe mit mehreren Baustellen, Pflege- und Betreuungsdienste mit Touren und geteilten Diensten.
Wer feste Bürozeiten hat und nichts einzuteilen, braucht das Modul nicht. Dafür genügt die Zeiterfassung im Starter-Paket. Easy4Time ist modular aufgebaut – die Planung lässt sich jederzeit später dazunehmen.
Und eines gehört dazugesagt: Der Plan entsteht hier von Hand. Easy4Time schlägt keine Besetzung vor und rechnet keine Schichten aus. Wer das sucht, ist hier falsch. Was es gibt, sind Vorlagen für wiederkehrende Schichten – und die Verbindung zur erfassten Zeit, die die meisten Planungswerkzeuge nicht haben.
Wie ein Dienstplan aufgebaut sein muss, damit er im Alltag hält, steht im Ratgeber zum Dienstplan. Für Pflege- und Betreuungsdienste gibt es eine eigene Seite zu Zeiterfassung und Dienstplanung in der Pflege. Für Reinigungsfirmen mit wechselnden Objekten die Seite zur Zeiterfassung für Reinigungsfirmen, für Betriebe mit Baustellen die zur Baustellen-Zeiterfassung. Welche Module in welchem Paket enthalten sind, steht auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Was Betriebe uns dazu am häufigsten fragen
Erstellt Easy4Time den Dienstplan automatisch?
Nein. Der Plan wird von Hand angelegt: Zeitraum wählen, Schichten auf die Tage setzen, Mitarbeiter zuordnen, veröffentlichen. Wiederkehrende Schichten lassen sich als Vorlage speichern und wiederverwenden – das ist die Beschleunigung, die es gibt.
Ist die Dienstplanung im Grundpreis enthalten?
Nein. Sie gehört zum Professional-Paket mit 7,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Das Starter-Paket mit 4,90 Euro enthält Zeiterfassung, Abwesenheiten und Monatsnachweise.
Können wir mit der Zeiterfassung anfangen und die Planung später dazunehmen?
Ja. Easy4Time ist modular aufgebaut, die Dienstplanung lässt sich später ergänzen.
Sehen Mitarbeiter Pläne, die noch nicht fertig sind?
Nein. Ein Plan ist nur für Administratoren sichtbar, bis er veröffentlicht wird. Erst danach erscheint er bei den Mitarbeitern.
Können Mitarbeiter Schichten untereinander tauschen?
Ja, auf Anfrage. Der Mitarbeiter wählt eine Schicht und einen Kollegen; der Kollege und der Administrator müssen zustimmen.
Lassen sich mehrere Dienste am selben Tag planen?
Ja. Schichten lassen sich frei anlegen, auch mehrere pro Tag und Mitarbeiter.
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