Die Pflicht ist alt, die Umsetzung oft nicht vorhanden. Was aufgezeichnet werden muss und woran es in der Praxis scheitert.
§ 26 Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber, Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. Das ist keine neue Vorschrift und keine Folge des EuGH-Urteils von 2019. In Österreich galt sie lange davor.
Was viele überrascht: Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, nicht den Arbeitnehmer. Wer die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegiert und sich nicht darum kümmert, ob sie geführt wird, bleibt trotzdem verantwortlich.
Die verbindliche Fassung steht im Rechtsinformationssystem des Bundes: § 26 AZG im RIS.
Aufzuzeichnen sind die geleisteten Arbeitsstunden. In der Praxis führt das zu drei Angaben je Tag und Mitarbeiter: Beginn, Ende und die Ruhepausen.
Für die Pausen gibt es Erleichterungen. Stehen Beginn und Ende der Pause fest oder können die Mitarbeiter sie selbst einteilen, genügt eine entsprechende Feststellung. Wer sich darauf beruft, sollte es schriftlich festhalten.
Nicht verlangt wird eine bestimmte technische Form. Papier ist erlaubt. Das ist der Grund, warum in vielen Betrieben noch Zettel geführt werden.
Nicht am Wissen um die Pflicht, sondern an drei praktischen Punkten.
Die Zettel kommen zu spät. Aufgezeichnet wird am Monatsende aus dem Gedächtnis. Eine Aufzeichnung, die im Nachhinein entsteht, ist keine laufende Aufzeichnung.
Niemand prüft sie. Fehlende Tage fallen erst auf, wenn jemand danach sucht. Meist ist das die Arbeitsinspektion.
Sie sind nicht nachvollziehbar. Wer eine Excel-Datei vorlegt, in der jede Zelle jederzeit änderbar war, hat formal Aufzeichnungen und inhaltlich wenig in der Hand.
Der Unterschied ist nicht die Technik, sondern der Zeitpunkt. Wer beim Betreten der Baustelle oder des Objekts eincheckt, zeichnet auf, während er arbeitet. Das ist genau das, was das Gesetz mit laufenden Aufzeichnungen meint.
Dazu kommt die Nachvollziehbarkeit. Korrekturen sind möglich und notwendig, aber sie bleiben als Korrekturen erkennbar. Genau diese Unterscheidung fehlt bei Papier und Tabelle.
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Die geleisteten Arbeitsstunden. In der Praxis heißt das Beginn und Ende der Arbeitszeit oder deren Dauer, dazu die Ruhepausen. Für Ruhepausen gibt es Erleichterungen, wenn Beginn und Ende feststehen oder die Mitarbeiter sie selbst einteilen.
Rechtlich schreibt das Gesetz keine bestimmte Form vor. Praktisch scheitert Excel an der Nachvollziehbarkeit: Eine Datei, die jeder nachträglich ändern kann, ist als Nachweis wenig wert.
Die Arbeitsinspektion. Sie kann die Aufzeichnungen verlangen, und zwar sofort.
Ja. Die Aufzeichnungspflicht hängt nicht am Ort. Gerade dort ist sie ohne digitale Erfassung schwer zu erfüllen.
Ja. Die Pflicht gilt für Arbeitnehmer im Anwendungsbereich des AZG, unabhängig vom Beschäftigungsausmaß.
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